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コラムcolumn

目標を達成するために切り捨てるべき仕事の特徴

DL199

企業は常に様々な課題を抱えており、その社員もまた、非常に多くの仕事を抱えています。
その膨大で多岐に渡る仕事を全てをこなそうと思ってはいませんか?
それは企業の(社員の)体力を奪う結果にしかなりません。

やるべき仕事と不要な仕事

全ての仕事を実行しようと思ってはいけません。
全ての仕事を実行しないということは仕事を選ぶということです。
時間・労働力・予算などのリソースが限られた中で実行可能な仕事を選定する必要があるということです。
そうすると、実行する仕事と実行しない仕事を分けなければなりません。
では、そもそも実行しなくても良い仕事というのは存在するのでしょうか?

ミクロ経済学に、パレートの法則という資源配分に関する概念があります。
80:20の法則とも呼ばれ、店舗の売上高の80%を占めるのは上位20%の人気商品で、その他の80%の商品は売上高の20%を占めているにすぎないという法則です。
これは仕事においても同様のことがいえます。
成果全体の80%に貢献する重要な仕事は仕事全体の20%であり、残りの80%の仕事は成果全体の20%に寄与しているにすぎません。
つまり、成果に大きく貢献する重要な仕事を重点的に行い、成果に貢献しない仕事は切り捨てるべきなのです。

義務と重要性で仕事を分別する

では、どのようにして成果に貢献する仕事を判断したら良いのでしょうか?
会社の仕事には以下の4種類があります。
(1)義務で重要な仕事
納期など期限が決まっている仕事や突発的に発生した緊急案件、クレーム対応など、どうしても今やらなければならない信用にかかわる仕事がこれに当てはまります。
(2)義務で重要でない仕事
定例会議への出席や報告書の作成など、管理者という立場にいる人と情報共有をするために行われる仕事の中で、形式的な仕事がこれに当てはまります。
(3)義務でない重要な仕事
戦略の策定や企画、建設的な情報コミュニケーションなど、中長期的な取り組みの方向性を左右するクリエイティブな仕事がこれに当てはまります。
(4)義務でなく重要でない仕事
雑談など、業務とは無関係なことをしている時間がこれに当てはまります。

業種業態や状況によって、同じ仕事でも別のカテゴリに分類されることはあります。
例えば清掃なら、小売業の店舗であれば(1)に分類されますが、会社のオフィスであれば多くの場合(2)か(4)に分類されます。
例えば定例会議なら、課題の共有とその解決策の決定に繋がる建設的なコミュニケーションの場であれば(3)に分類されますが、決まり事だからという理由で催されて情報共有だけが行われ何の決定もされずに終わる会議であれば(2)に分類されます。

本当に大切なのは指示されない仕事

では、各分類の仕事はどのように扱えば良いでしょうか?
基本的には(1)の仕事が最重要で、(4)の仕事が最も不要で少ないほど良いというのは明白ですが、ここで注意すべきは(2)と(3)の仕事です。

(2)の仕事は一見必要な仕事に見えますが、実際は成果に対して何の貢献もしておらずリソースを浪費しているにすぎないことがほとんどです。
管理的な業務は、ないよりはあった方が良いと思われがちです。
しかし、企業は限られたリソースを活用して最大限の成果をあげなければなりません。
これらの業務は全てが不要とは言い切れませんが、切り捨てるべき仕事であることを認識しなければなりません。

一方、(3)の仕事は、企業を成長させる重要な仕事です。
現状認識とビジョンを共有することは、収益を拡大する効果的な企画や、企業の本質的な課題を得ることに繋がります。
課題を得て組織を効率化する施策を実行することができれば、(1)のような突発的であったり状況を圧迫するような仕事を減少させ、また、(2)のようなリソースの無駄遣いを改善することにもつながります。
つまり、企業の体制を改善するためには(3)の仕事を行う必要があるということです。

(2)の仕事を切り捨てて(3)の仕事をするためにリソースを費やす。言うだけであれば簡単ですが、実行するとなると難しいものです。
(2)の仕事も仕事である以上、無駄なものと言い切ってしまうことが難しいからです。
しかし、企業にとって最も重要な目的は収益をあげることです。
そして、その目的に向かうためには目標と戦略が必要です。
戦略にとって大事なことは選択すること(不要なものを切り捨てること)です。
それはつまり、選ばなければ目的地に到達することはできないということなのです。